社会人として働いているといつか迎える新人社員。いざ一緒に働いてみると社会人必須のスキルとも言えるエクセルについてその使い方がお粗末すぎて全くもって戦力にならないどころか仕事を増やしてくれるということも。
唖然とする暇もなくエクセルを教えようと試みるも、なかなか理解してくれないなんてこともしばしばあるのではないのでしょうか。実はそれ社会人にとっては当たり前のことでも新人社員にとっては当たり前ではないあるギャップがあるからなんです。
今回は、そんな新人社員がエクセルを使えないその原因を見てみることで、新人社会人にエクセルを教える際に大切なことを伝えていきます。
新人社員はエクセルが使えなくて当たり前？その原因とは
そもそも新人社員はなぜエクセルが使えないのでしょうか。まずはその原因について見ていきましょう。
エクセルが使えない最大の原因
そもそも新人社会人はエクセルなんてものを使ったことがないということです。
サイト運営者のコツリンは現在30代前半で大学２年生の時にこの世にスマホというものが生まれました。最近の大学生のようにスマホやタブレットしか使ったことなく、パソコンを触った事がないという世代ではなく、大学生活でもパソコンを使う世代でしたがそれでもエクセルというものはほとんど使った事がありませんでした。
学生生活において文章作成のためにワードは使ってもエクセルについては使うということはないためそもそもエクセルを使う場面が想像できず、単なる計算ソフトができるくらいのイメージしか持っていませんでした。
考えてみれば学生がエクセルの主要な使い方であるデータベースや請求書を作成するというようなことはほぼありません。通常の学生が学生生活を送る中でエクセルを使う理由などないということを考えると新人社会人がエクセルを使えないのは当然とも言えることでしょう。
このように思う方もいるかもしれませんが、学校で習うのはあくまでも授業としてです。
学校の授業というのは基本的に一方通行の授業であり、その勉強内容を生活で使うということはありません。人間の脳は使わないとどんどん忘れていく生き物ですから、いくら授業で習ったところで使わない限り忘れていきます。習ったはいいけど使っていない知識ということで忘れてしまったというのが実態です。
道具としてのエクセルを知らない
学生生活ではエクセルを使う場面が少ない事によって新人社員がエクセルを使えなくなる原因ですが、その結果としてエクセルが一体どういうように便利なのかが理解できないということもエクセルが使えない原因の一つです。
道具は正しい使い方を知ってこそ便利な道具として使えますが、その使い方や使用目的がわからない状態で道具を使えと言われても独学で誤った使い方になってしまうのは自明でしょう。
また、授業で学習をしたところでそれがどのように活かせるのかを知らなければ道具として意味を成しません。学校の授業で道具の使い方を教えられてもその道具によってどのような効果があるのか、仕事にどのように役立つのかを理解しておかなければ意味がないと考えるべきでしょう。
新人社員がエクセルを使えるようにするための注意点
では、新人社員にエクセルを使えるようにさせるためには何が必要でどのようなことに注意しないといけないのでしょうか。
エクセルを教える際に一番大切なこと
まずは、エクセルがなんのために使われているのか、どうして使われているのかということをまず初めに理解させましょう。
新人社員にとって仕事というものは未知のものです。その全体像はもちろんのこと仕事というものがどういうように動いているのかということは一切わかりません。
仕事を理解している社会人にとってはエクセルがどのように役に立っているのかわかるエクセルも、新人社員にとってはそもそも仕事を理解しているないのですからエクセルがどのように仕事に生かされるのかわからずエクセルという存在が未知のもの以外の何者でもありません。
そんな新人社員にいきなりエクセルの使い方を教えても、使い方を理解したところでそれが何に使われているのかということはわからないでしょう。
社会人の常識が新人社員にとっても常識であるという思い込みをまずは捨てて、エクセルを何に使っているのかという、エクセルがなんのための道具なのかを理解させましょう。
エクセルの勉強のさせ方
単にエクセルの勉強をさせてもその会社でエクセルがどのように使われているのかを理解させたら勉強させるわけですが、エクセルの勉強の仕方にはどのようなやり方があるでしょうか。
先輩社員が教える
先輩社員が教えるというのが会社における一般的な新人社員の勉強の方法でしょう。
エクセルというのは会社によって使い方が全く違います。その会社ではエクセルがどのように使われているのかを理解させるには先輩社員が教える以外に道はなく、先輩社員がしっかりと教え込みましょう。
本で勉強させる
エクセルに関する書籍というのは星の数ほどあります。
エクセルについて全くの無知な社員であればよくわかるシリーズのエクセルの教本がおすすめです。
本で学習させることのメリットは本一冊あればどこでも学習できるということのほか、会社とは違った視点でエクセルについて勉強できますから、もしかしたらこれまで会社が行っていた方法は非効率なやり方かもしれません。もっと利便性の高いエクセルの使い方を学んでくれれば、会社にシステムについてより使いやすい使い方を提案してくれるかもしれません。
Udemyで勉強させる
Udemyとはシリコンバレー発のオンライン学習プラットフォームです。
2000円ほどで受講できるほか、30日の返金保証もついた買い切り型なので一度購入すれば何度でも学習できます。また、Udemyにはプレゼント機能もあるので、新人社員にプレゼントで勉強させることもできます。
まとめ
新人社員がエクセルを使えない原因としては、そもそも学生時代にエクセルを使うことがほとんどないということが大きな原因となります。エクセルを使ったことがない人間がエクセルを使えるわけがありません。
そこで新人社員にエクセルを教える場合にはエクセルの機能を教える前に、そもそもエクセルを使う目的など、エクセルを道具としてどのように利用しているのかを理解させましょう。
エクセルについて勉強をさせる場合には先輩社員が教えることで、その会社におけるエクセルの利用の仕方を伝える事ができます。そのほかに本やオンライン学習で勉強させることで、従来の会社の使い方以外の使い方に触れさせる事ができますので、仕事の効率アップにつながる可能性も秘めています。
まとめ：新人社会人のエクセルに対する認識理解する
社会人はまず新人社会人ににとってはエクセルは未知のものであるという認識をまずは持ちましょう。
新人社会人はそれまでエクセルを使うような機会はまずありませんからエクセルというものがどういうようなものなのかということを理解していません。また、新人社会人は仕事というものも理解していません。その状態でエクセルを教えようとしてもエクセルが一体どういうように仕事に生かせるのかなどとは想像できないということです。
そんな状態でエクセルを教え込んでも実際に仕事でどのように生かされているのかは全くわからず、非効率な学習となってしまいます。
まずは仕事というものがどういうものか、そしてエクセルが仕事でどのように役立つのかということを理解させてからエクセルというものを教えましょう。
