エクセルが使えない新人社員の意外な原因と教えるときの注意点

社会人として働いているといつか迎える新人社員。いざ一緒に働いてみると社会人必須のスキルとも言えるエクセルについてその使い方がお粗末すぎて全くもって戦力にならないどころか仕事を増やしてくれるということも。

唖然とする暇もなくエクセルを教えようと試みるも、なかなか理解してくれないなんてこともしばしばあるのではないのでしょうか。実はそれ社会人にとっては当たり前のことでも新人社員にとっては当たり前ではないあるギャップがあるからなんです。

今回は、そんな新人社員がエクセルを使えないその原因を見てみることで、その社会人と新人社会人のエクセルに関する認識のギャップについて伝えていきます。

新人社員はエクセルが使えなくて当たり前

そもそも新人社員はなぜエクセルが使えないのでしょうか。まずはその原因について見ていきましょう。

エクセルが使えない最大の原因

そもそも学生はエクセルなんてものを使ったことがないということを認識しましょう。

コツリンは現在30代前半で大学２年生の時にこの世にスマホというものが生まれました。最近の大学生のようにスマホやタブレットしか使ったことなく、パソコンを触った事がないという世代ではなく、大学生活ではレポート報告など、パソコンを使う世代でしたがそれでもエクセルというものはほとんど使った事がありませんでした。

通常の学生は社会人のように「多くのデータを活用する」や「データの管理」「データを加工する」ということはまずあり得えません。ましては金額の計算や顧客の管理といった実用的なエクセルの使い方なんていうエクセルの使い方なんて想像もつかない未知の世界であるといえます。

社会人

最近は学校でもパソコンの教育をしているのでは？

このように思う方もいるかもしれませんが、学校で習うのはあくまでも授業としてです。

学校の授業というのは基本的に一方通行の授業であり、その勉強内容を生活で使うということはありません。人間の脳は使わないとどんどん忘れていく生き物ですから、いくら授業で習ったところで使わない限り忘れていきます。習ったはいいけど使っていない知識ということで忘れてしまったというのが実態です。

最大の原因から起こるエクセルの学習が遅い理由

学生生活ではエクセルを使う場面が少ないため新人社員がエクセルはエクセルが使えないということですが、その結果としてエクセルが一体どういうように便利なのかが理解できていないということもエクセルが使えない原因の一つです。

道具は正しい使い方を知ることも重要ですが、その使い方だけを知っていても意味がありません。道具の使い方を知るとともに、なんのために使用するのかという使用目的がわからない状態で道具を使えと言われても誤った使い方になってしまいこちらの意図していることと違う結果になってしまうのは自明でしょう。

学校の授業で勉強していても使っていないから忘れているということも説明しましたが同時に、学習したところで学習内容が仕事にどのように活かせるのかを知らなければ道具として意味を成しません。学校の授業で道具の使い方を教えられてもその道具によってどのような効果があるのか、仕事にどのように役立つのかを理解しておかなければ意味がないと考えるべきでしょう。

新人社員がエクセルを使えるようにするための注意点

では、新人社員にエクセルを使えるようにさせるためには何が必要でどのようなことに注意しないといけないのでしょうか。

まずは道具の使い方を教える前にこの「道具が一体何に使われているのか」「どうして使われているのか」ということを理解させましょう。

新人社員にとって仕事というものは未知のものです。その全体像はもちろん仕事がどういうように動いているのかということは一切わかりません。当然のことながら請求書の作り方も顧客管理の仕方もわかりません。そんな状態でいきなりエクセルの使い方を学ばさせられてもそれがどのように仕事に活かせるのかを理解させることは不可能です。まずはエクセルがどのような場面で使われているのか、どのように便利なのかを理解させるという道具の使用目的を教え、そのためにどのような関数を使っているのかどのような機能を使用しているのかという道具の使い方を理解させましょう。

そのためにも社会人の常識が新人社員にとっても常識であるという思い込みをまずは捨て、新人社員にとってエクセルの存在は未知のものであるということを肝に銘じることが大切です。

エクセルの勉強のさせ方

単にエクセルの勉強をさせてもその会社でエクセルがどのように使われているのかを理解させたら勉強させるわけですが、エクセルの勉強の仕方にはどのようなやり方があるでしょうか。

先輩社員が教える

先輩社員が教えるというのが会社における一般的な新人社員の勉強の方法でしょう。

エクセルというのは会社によって使い方が全く違います。その会社ではエクセルがどのように使われているのかを理解させるには先輩社員が教える以外に道はなく、先輩社員がしっかりと教え込みましょう。

本で勉強させる

エクセルに関する書籍というのは星の数ほどあります。

エクセルについて全くの無知な社員であればわかるシリーズのエクセルがおすすめです。

本で学習させることのメリットは本一冊あればどこでも学習できるということのほか、会社とは違った視点でエクセルについて勉強できますから、もしかしたらこれまで会社が行っていた方法は非効率なやり方かもしれません。もっと利便性の高いエクセルの使い方を学んでくれれば、会社にシステムについてより使いやすい使い方を提案してくれるかもしれません。

Udemyで勉強させる

Udemyとはシリコンバレー発のオンライン学習プラットフォームです。

2000円ほどで受講できるほか、30日の返金保証もついた買い切り型なので一度購入すれば何度でも学習できます。また、Udemyにはプレゼント機能もあるので、新人社員にプレゼントで勉強させることもできます。

まとめ

新人社員がエクセルを使えない原因としては、そもそも学生時代にエクセルを使うことがほとんどないということが大きな原因となります。エクセルを使ったことがない人がエクセルを使えるわけがありません。

そこで新人社員にエクセルを教える場合にはエクセルの機能を教える前に、そもそもエクセルを使う目的など、エクセルを道具としてどのように利用しているのかを理解させましょう。

エクセルについて勉強をさせる場合には先輩社員が教えることで、その会社におけるエクセルの利用の仕方を伝える事ができます。そのほかに本やオンライン学習で勉強させることで、従来の会社の使い方以外の使い方に触れさせる事ができますので、仕事の効率アップにつながる可能性も秘めています。