エクセルデータベース化する基本｜テーブル機能のまとめ

今回はエクセルでデータベースを作る際の必須機能であるテーブルについて解説していきます。 

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テーブル機能を一言で表すと 

テーブルの機能を一言で表すならば、「データベースを作る際の機能がまとめられている」ということになります。ほかの記事でエクセルにおけるデータベースの作り方の基本を書きましたがテーブルはこれらの機能に関連する機能を自動的に付与してくれるありがたい存在です。 

テーブルの機能を知る 

では実際にテーブルの機能を確認してみましょう。 

勝手に色分けしてくれる 

テーブルを設定するとデザインによって行毎に色を付けてくれます。 

テーブル機能を使わない場合はユーザーが任意で色を付ける必要がありますが、テーブルの設定を行うことで自動的に色を付けてくれるため可視性が高まります。 

左側は行ごとに色がついているデザイン、右側は色がないデザインになります。ほかにも黒色だったり緑色だったり線が横だけのものだったりといろいろなデザインがあり、好みに応じたデザインを使用することができます。 

データの並び替えや抽出が行える 

テーブルを設定することでデータのフィルター機能が自動的に設定されます。フィルター機能とはデータの並び替えや抽出を行う際の機能でデータベース管理には必須の機能となります。 

データの範囲を特別なエリアとして設定できる 

エクセルでデータベースを作る場合にはデータベースのエリアは通常のエクセルの部分と区分けする必要があります。区分けしないとデータベース同士を連結する際などにどこからどこまでを参照させればよいのかパソコンに書き込まないといけませんが、あらかじめデータベースの範囲を設定させていれば範囲の設定をデータベースの範囲で指定しておくだけで操作ができるようになります。 

このデータベースの範囲はデータを追加した際に自動的に拡張もされますし、任意で大きくすることも可能です

スクロールしても項目名が常に表示される 

データの量が多くなればデータを確認する場合には下にスクロールをしないといけなくなります。テーブルを設定すれば、先頭行に設定した項目が常に画面に表示されるようになるためどの項目にどのデータが入っているのか可視性が高まります。 

セルの結合が使えなくなる 

データベースの鉄則は各行に一つのデータを入力し列ごとに同一属性のデータを入れることになります。 

データベースのことを理解していない人は、データベースそのものを加工して必要な情報を得ようとしてセルの結合などを使ってしまいデータベースの構成が破壊されてしまいますが、テーブルに設定していればセルの結合を防止してくれます。 

関数を全部の列に入れる必要がなくなる 

テーブルを設定していた場合は一つのセルに関数を入れることで自動的に判断し縦の列に関数を入れてくれるため入力の手間が省けます。 

集計が簡単 

テーブルを設定することで最終行に集計用のデータ行を作れます。関数を使わないで合計や平均を簡単に求められます。 

テーブル機能の設定 

ということで実際にテーブルの設定を行ってみましょう。 

テーブルを設定する二つのやり方

テーブルの設定の方法には二つの方法があります。どちらもテーブルの設定という点では同じ結果が得られますが、違いはデザインの好みを最初に選べるかどうかになります。

デザインでテンプレートや自分の作ったものを使いたい場合 

ワンタッチでテーブルにしたい場合 

テーブルの設定は以上となります。簡単ですね。 

名前の設定 

テーブルを設定したら忘れずに名前を設定しましょう。 

テーブルは特別なエリアとしてエクセルが認識してくれているエリアです。この時このエリアを他の場所と区別するため名前が設定されますが、デフォルトだと「テーブル１」とテーブル＋数字が設定されます。
データベースはマスターデータとサブデータなどデータベースは増えていくことが想定されます。その際にどのテーブルがどのようなエリアなのかわからなくなってしまので忘れないうちに名前を設定し今後の操作やメンテナンスを行いやすいように準備しましょう。 

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