新入社員として働いていると必ず出てくるのが先輩への質問。
この質問というのはただ質問すればいいのではなく、どのように質問をするのかによって先輩からの印象はだいぶ違ってきます。
今回は30代の中堅サラリーマンであるコツリンの視点で新入社員への意見を書いてみます。
先輩への質問−基本−
先輩社員にいろいろと教わりながらこれからのサラリーマン生活をスタートさせていく新入社員にとって、最初のうちは右も左もわからないもの。だからこそ先輩社員にいろいろと聞くことができるのですがそれでも印象が良くなる方法はありますので注してください。
①先輩の時間を奪っていることに気づく
先輩に質問をするときは先輩の時間を奪っていていることにまず注意しましょう。
当然のことながら先輩は仕事を通して自分のタスクをこなしているわけになります。後輩の質問に答えるということはこの自分のタスクに費やせる時間を減らすことになります。自分のタスクにかける時間を減らすということは残業という形で先輩に返っていきます。
質問をする際は相手の時間を奪っているということをまずは考えておきましょう 。
②聞くときを考えてほしい
先輩に聞くときも聞くタイミングを考えましょう。
特に先輩が仕事をしているときは聞くのは控えましょう。
人の集中力は一度途切れると再度集中するのに時間がかかります。先輩が仕事に集中しているタイミングで質問をしてしまうと、質問をするという行為以上に先輩の時間や生産性をロスさせています。
質問をするタイミングは、先輩が仕事に集中していないタイミングを見計らいましょう。
③質問はまとめて
先輩への質問はどこを聞きたいのか自分の頭で整理しておきましょう。
質問をするときに何が聴きたいのかわからないような質問をしてしまうと、先輩からは得られたい回答がもらえなかったり、場合によっては先輩をイラつかせる原因にもなります。
自分はいったい何を聞きたいのか、もし全般的にわからないのであれ、自分がわかる場所を明示してほかはわからないと伝えるなど今の陣がわかっていることと知りたいことを明確にして、スパッと質問しましょう。
④何回も聞かない
単純な作業については何回も聞かないようにしましょう。先に書いたように質問をするということは先輩の時間を奪っていることになります。
単純作業については何回も聞かないようにしましょう。
しかしながら実はコツリンとしてはこの考え方に反対です。単純作業であれば何回も聞かないというのはある程度賛成なのですが、新入社員というのは緊張していますから、同じことをついつい何回も聞いてしまうものです。メモを取っていても様々な仕事を一度に覚えさせられている中で、その作業についてメモを見ればわかるのかというと難しいものがあります。特に最近の仕事は簡単な単純作業についてはPCがやってくれていますから人間のやることはさまざまな例外処理が発生するなど複雑な仕事が多いです。そんな環境の中で一回教えてメモを取らせたからはい終わりというのはおかしいと思います。 ただ何回も聞かれてイラついてる同僚がいたので、気にはした方が良いでしょう。
そもそも、一回メモを取らせて内容が理解できていれば学校の成績でノートを書いて授業でノートを見ながらテストを受ければ満点が必ずとれるといっているようなものですが、果たしてノートを見ながらテストを受ければ必ず満点が取れるのかというとかなりの疑問を持っていますので、個人的には何回も聞いてもいいとは思います。
先輩への質問−応用−
さてここまでは先輩に質問をするときの基本的なことを書きましたがここからは応用編です。
①先輩に質問するとき
人によって質問を受けてもいい時間と嫌な時間があります。仕事に集中しているときなどは声をかけない方がよというのはわかりやすいですが、かと言ってそのほかの時間はすべて質問をしてもいい時間と考えてよいのでしょうか。
例えば休憩時間に質問をする場合、休憩時間は仕事から解放される時間だから仕事の質問を受け付けるのが嫌なひともいれば、むしろ休憩時間に聞いてほしいと考える人もいるでしょう。
人に質問をする際は相手が聴いてもいい時間というのを見極めましょう。
とはいえなかなか質問時間を見極めるのは難しいところもありますので、思い切って先輩にどういう時なら質問していいですか？とか聞いてしまってもよいです。
お昼時間がいいとか、仕事に集中していないタイミングがいいとか就業時間後とかいろいろな回答が予想されますがそれに合わせて今後は質問をしてみましょう。
②質問内容
質問をする内容ははっきりとさせてから質問をしましょうと書きましたが、その際に自分の考えや答えまで考えておきましょう。
人によっては評価してくれる人もいれば評価してくれない人もいるかと思いますが、そんなことはお構いなしに考えましょう。というのも、自ら答えを考えるということは長期的にみると生産性やパフォーマンスが上がることが判明しています。もし自分で考える力を認めてくれる先輩であれば評価が上がりますし、評価してくれない先輩であっても少なくとも自分のためにはなります。
自分の考えをまとめることでどこが問題だったのかがわかるようになるということか。
③提案していこう
新入社員には先輩に持っていない大きな武器があります。それは知識に制約がないということです。
先輩からいろいろと仕事を学んでいく中で非効率なことをいろいろとしていることが見えるでしょう。このとき先輩たちはこれまでやってきた作業であるためその作業から抜け出すという発想がありません。そこで新入社員の人は非効率な作業を見つけたら効率的にする案をどんどんと考えていきましょう。
ただし、思い付きで提案するのは控えましょう。
まず新たに仕事のやり方を提案するのは裏を返せば、先輩がこれまでやってきた仕事を多少なりとも否定することになります。先輩に提案するときは信頼関係を築いたうえで提案しましょう。
また、非効率的に見えても実はほかの作業の際に問題が発生することもあります。仕事というのは車の部品みたいなもので、会社全体の一部を切り取ったものでしかありません。ある場面で非効率なことを行うことでほかの作業が短縮されるなど、非合理に見えて実は合理的というのはよくあることです。ある程度全体の仕事を把握してから提案するようにしましょう。
何でもかんでもこのやり方はダメと決めつけてしまうよりは相手を尊重しながら提案していこう。
まとめ
先輩に質問をするときは何よりも相手の立場になって考えることが大切です。
そうすればおのずと、質問をするタイミングやどのような質問がいいのかなど見えてきます。
聞くは一時の恥、知らぬは一生の恥とも言います。とくに最初のうちは新入社員という特権でいろいろと聞くことができる立場ですから是非ともその立場を利用しつつも先輩に質問するときは相手の立場を考えて質問してみてください。
