Share PointのリストをPowerApps用に作る方法まとめ
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今回はPowerAppsで使うデータベースで一番よく使われるであろうSharePointのリストについて解説していきます。

直感で作れますが、知らないと後にめんどくさいこともありますので注意してください。 

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Share Pointのリストとは

一言で表すと簡易的なデータベースになります。

エクセルのテーブルのようにさまざまなデータを格納し管理することができます。またデータの内容はテキストデータのほかユーザ情報などデータベースとして活用するのに十分な機能を持っています。
件数は最大で3万件も入りますから一般的な企業の社内で使うデータベースとしては十分な量と言えるでしょう。

Power Appsのデータベースとしても活用できますので、Power Appsのデータ保存先としても優秀なコンテンツとなります。

コツリン
PowerApps単体で使うのも面白いがリストを使えばさらに幅が広がった活用ができるぞ

リストの作成方法

では実際にリストを作成して見ましょう。

リストを作る

リストを作りたいSharePointのサイトを開き、ホームから新規のタブを押してください。

次にリストの名称を決めます。
ここでのリストの名称を使いPowerAppsでも操作することになります。説明は入力しなくても大丈夫ですが似たような名前のリストデータが増えていくことが想定される場合は説明を入れておいた方が分かりやすいです。
サイトナビゲーションはONにしておきましょう。
すでにある名前の場合は使えませんので注意してください。

これでリストを作ることに成功しました。

リストの形を作り込む

リストを作ったら列を設定しましょう。

タイトル列についてはリスト作成時に必ず作成される列になります。これを削除することは基本的にできないのでこの列を何かの項目として必ず使いましょう。

次に列を追加します。

列を追加するには列の追加を押します。列の追加を押すことで何を入力できるエリアなのか指定を求められます。ユーザーやグループなどのアカウント関係のことであれば個人、日付や時間であれば日付と時刻を選びましょう。今回は数値を選んでみます。

すると、右側に列の詳細を決めるエリアが出てきますので詳細を入力してください。
この時、名前については半角英数字で入力することをお勧めします。(理由は下に書いておきます。)
その他の細かい内容を決めたら保存を押すことで列が作成されます。

あとはこれを繰り返して作りたいリストを作っていきます。

列の名前について

SharePointのリストの列には名前が二つあります。

  • 内部名
  • 表示名

列の作成の際に設定した際に内部名と表示名を同時に設定することになります。

この内部名は一度作ってしまうと後で変更ができません。(表示名はいつでも変更できます)

今回作ったリストをPowerAppsと連結させると内部名と表示名も一緒に持ってきます。この時内部名で操作することもあるのですが、SharePointのリストの内部名が半角英数字以外だとPowerAppsではエンコード(文字変換)が行われてしまい、人間には解読不能な文字になってしまいます。

内部名が「数値」の列。フィールド名が読めない

エンコードが行われてしまうとPower Appsで使う際に著しく操作しずらくなってしまいますので列の設定は半角英数字で行いましょう。

例えばリストを作った際に必ず作られるタイトル列は
内部名:Title
表示名:タイトル
になっています。このためPower Appsで操作した際には内部名であるTitleで操作することになります。タイトル列についてはリストを作ったら必ず設定される列なので表示名を変えた場合はタイトル列とわかるようにしておく方がのちの操作性た高まります。

作ったリストの見た目を変える

リストが出来上がったら、見た目を変えることもできます。

右上にあるすべてのアイテムの中から現在のビューの書式設定を選びます。

レイアウトを選択するでリストだと色分けのないプレーンな表示にするか、行ごとに色を分けるかを選択できます。またギャラリーを選ぶことで入力してある行をカード形式でまとめて表示してくれます。

プレーン表示
行ごとに色を変えた表示
データをカード型で表示

作った列を編集する

一度作った列を編集する場合には列を選択し、列の設定から編集を押すことで最初に設定した列の編集を再度行えます。

名前を変えても内部名は変更されず表示名しか変わりませんので注意してください(表示名については、上の列の名前についてで説明しています)

種類を変える場合に、すでに入力されている内容が変更後の内容として受け入れられない場合(例えば数値からはい/いいえ)内容がすべて書き換えられてしまうので注意してください。1行テキストから複数行テキストなど内包されるものであればデータの書き換えは行われませんん。

条件付き書式で特定の条件の場合に色を変えるというようなこともできます。

条件付き書式で2に合致するデータの色を変える
コツリン
エクセルのテーブルに関する知識があればエクセルのように操作できるということだな

データの中身を追加、編集する

リストを作ったら実際にデータを追加してみましょう。

データを一件づつ入れる場合には左上にある新規+を押すことでデータを追加することができます。

入力画面

この時、添付ファイルとありますが、これは仕様でリストには内部的に必ず添付ファイルの列があります。添付ファイルがあっても問題はないので必要ない場合は無視してください。
内部的な列を削除することもできますが少しマニアックな部分になってしまいますので今回は割愛します。

編集したい場合はグリッド一ビューでの編集から行うことができます。グリッドビューでもデータの追加は行えますので追加内容が多い場合はこちらでまとめて追加する方が楽になります。
編集が終わったらグリッドビューの終了を押すことで編集内容が反映されます。この時に入力した内容がデータの種類と合致しない場合は確認画面が出てきて戻ることになります。

グリッドビューでの編集画面

PowerAppsと連携

次にPower Appsと連携させましょう。
リストは作った状態では単なるデータベースでしかなく、これをPoweAppsのアプリごとに連携させないとPowerAppsで操作できません。

リストから連携する場合

リストからPower Appsに連携させる場合はアプリを新規に作ることになります。タブの中のPowerAppsw選び、アプリの作成を押します。

すると右側にアプリの作成のためのエリアが出てきますのでアプリの名前を決めることでアプリの作成されます。ここで作ったアプリはすでに今回作ったリストと繋がっています。

PowerAppsから連携

PowerAppsから連携させることも可能です。

リストにつなげたいアプリを起動し、編集画面の左側にあるデータベースのマークを押します。横に表示されるデータの追加を押すことでつなげられるデータ一覧が表示されます。

データの検索画面でSharePointと入力しSharePointを探します。

SharePointサイトは別項目なので下のShare Pointを押してください

すると右側にSharePointのどのサイトを選べますのでつなげたいリストが入ったサイトを選んでください。

最後につなげたいリストを選択し接続を押すことでアプリとリストがつながります。

アプリがサンプルデータと接続した状態

おまけ:PowerAppsのリスト情報を更新する

Power Appsとリストは連携していますが、アプリ編集中にリストを更新しても更新した部分は取得してくれません。アプリ編集中は手動でリストの内容を更新するように命令しないと更新されないので注意しましょう。

更新方法は更新したいリストを選び右側の・・・をクリックすることで表示される最新の情報に更新を押すだけで更新されます。

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